การสร้างความสัมพันธ์ /วันที่ 24 กุมภาพันธ์ 2563/คริสตี้
แบ่งปันอีเมล
การเขียนอีเมลติดตามผลที่มีประสิทธิภาพแต่สุภาพและได้รับการตอบกลับอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย คุณต้องการได้รับคำตอบแต่คุณไม่ต้องการถูกมองว่าเร่งเร้าเกินไป
ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลติดตามอย่างสุภาพเพราะคุณติดตามหลังจากพบใครบางคนที่งานเครือข่าย หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ หรือหลังจากส่งอีเมลโดยไม่มีการตอบกลับ เราจะแชร์เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเพิ่ม โอกาสในการได้รับคำตอบ
อันดับแรก เรามาพูดถึงข้อผิดพลาดทั่วไป 3 ประการที่ผู้คนมักทำเมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ เพื่อให้คุณรู้ว่าต้องแก้ไขอะไรเมื่อเขียนอีเมลฉบับต่อไป
จากนั้นเราจะแบ่งปันตัวอย่างบางส่วนของสิ่งที่คุณต้องการทำเพื่อปรับปรุงอีเมลติดตามผลของคุณ พร้อมด้วยตัวอย่างมากมายเพื่อช่วยคุณปรับแต่งข้อความของคุณเอง!
ข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในอีเมลติดตามผลที่สุภาพและสิ่งที่ควรทำแทน
มีข้อผิดพลาดทั่วไปสามประการที่มักเกิดขึ้นเมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ เรามาพูดถึงข้อผิดพลาดเหล่านี้แต่ละข้อเพื่อที่คุณจะได้หลีกเลี่ยงเมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพและสิ่งที่ควรทำแทน
ข้อผิดพลาด # 1:
การใช้ "ติดตามผล" ในหัวเรื่องอีเมล
เมื่อเขียนอีเมลติดตามผลที่สุภาพ คนส่วนใหญ่มักจะใช้ "ติดตามผล" ในบรรทัดเรื่อง แม้ว่าอีเมลฉบับนี้จะเป็นอีเมลสำหรับติดตามผล แต่บรรทัดหัวเรื่องนั้นไม่ได้เพิ่มคุณค่าใดๆ และมีแนวโน้มที่จะถูกเพิกเฉย นอกจากนี้ยังอาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าคุณกำลังตำหนิเพราะคุณไม่ตอบ ซึ่งไม่ได้ทำให้ผู้อ่านรู้สึกดีหรือสนใจที่จะอ่านอีเมลของคุณมากนัก
ให้เขียนหัวเรื่องที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือวัตถุประสงค์ของอีเมลแทน ในการดำเนินการนี้ ให้ถามตัวเองว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไรหรือต้องการให้พวกเขาทำอะไร อ่านต่อเพื่อดูตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลติดตามผลที่สุภาพ
ความผิดพลาด #2:
เริ่มต้นด้วยการ “แค่ติดตาม” และไม่เพิ่มมูลค่า
ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งเมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพคือการเริ่มต้นด้วย "แค่ติดตามผล" และส่งอีเมลที่ไม่เพิ่มคุณค่าใดๆ ผู้คนยุ่งและไม่มีเวลาอ่านอีเมลที่ต้องถอดรหัสความหมายหรือต้องดำเนินการอะไร
เมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ ให้มุ่งเน้นที่การเพิ่มคุณค่าแทน ตัวอย่างเช่น ให้ทางเลือกแก่พวกเขา แบ่งปันวิธีที่คุณสามารถช่วยพวกเขาแก้ปัญหาหรือสิ่งที่คุณสามารถทำได้ หรือเพิ่มรายละเอียดหรือบริบทเพิ่มเติม
ข้อผิดพลาด # 3:
ไม่รวมคำกระตุ้นการตัดสินใจ
ข้อผิดพลาดสุดท้ายและที่พบบ่อยที่สุดในการเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพคือการลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ
เมื่อเขียนอีเมลติดตามผลอย่างสุภาพ คุณต้องระบุให้ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้อีกฝ่ายทำหลังจากอ่านอีเมลของคุณ คุณต้องการให้ตอบกลับหรือไม่ โทรกลับ? กรอกแบบฟอร์ม? ชัดเจนและเจาะจงเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้ทำอะไร คุณสามารถทำได้ในขณะที่ยังสุภาพอยู่ อ่านต่อเพื่อดูตัวอย่างอีเมลติดตามที่สุภาพ และเรียนรู้วิธีรวมอีเมลนี้ไว้ในอีเมลติดตามผลของคุณ
ความผิดพลาด #4:
ตามไม่ทัน
แทนที่จะรอติดตามผลมากกว่า 10 วัน ให้พิจารณาส่งการแจ้งเตือนให้เร็วกว่านี้ เช่น 3 วัน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับยังคงมีหัวข้อและคำขออยู่ในใจ หากคุณรอนานเกินไป มีโอกาสที่พวกเขาอาจลืมคำกระตุ้นการตัดสินใจและขั้นตอนที่คุณขอให้พวกเขาทำไปแล้ว ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์คุณทราบดีว่าเวลาเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นจึงควรรอเพียง 2-3 วันแล้วส่งการเตือนอย่างสุภาพและอ่อนโยนเพื่อตอบกลับด้วยไทม์ไลน์หรือเพื่อรับรองว่างานเสร็จสมบูรณ์
8 ตัวอย่างอีเมลติดตามผลที่สุภาพ
ด้านล่างนี้คือตัวอย่างอีเมลติดตามผล 8 ตัวอย่างสำหรับสถานการณ์ต่างๆ พร้อมด้วยเคล็ดลับและคำแนะนำที่คุณสามารถนำไปใช้เมื่อเขียนอีเมลของคุณเอง
สถานการณ์ที่ 1:
ติดตามหลังจากการประชุมที่งานเครือข่าย
หัวเรื่องอีเมล:
มาทำงานกันเถอะ[ปัญหาที่ต้องแก้ไข]
สวัสดี[ชื่อ],
ดีใจที่ได้พบคุณที่[ชื่อเหตุการณ์]! มันเป็นเรื่องที่น่าสนใจจริงๆ[บางสิ่งที่พวกเขากล่าวว่าพวกเขากำลังดิ้นรน]. ฉันชอบที่จะช่วยคุณ[ปัญหาที่คุณแก้ได้]คุณสามารถ[ผลประโยชน์ที่พวกเขาต้องการบรรลุ].
คุณพร้อมที่จะสนทนาในสัปดาห์หน้าหรือไม่
ส่งอีเมลฉันกลับและแจ้งให้เราทราบเมื่อเหมาะกับคุณ
รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:รวมบทนำที่เรียกความทรงจำของพวกเขา รวมถึงวิธีที่คุณสามารถเพิ่มมูลค่าโดยเสนอสิ่งที่พวกเขาต้องการหรือต้องการหรือแก้ปัญหาที่พวกเขามี จากนั้นจบด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
สถานการณ์ที่ 2:
ติดตามหลังจากได้รับการแนะนำ (เช่น การอ้างอิง)
หัวเรื่องอีเมล:
มาคุยกัน[สิ่งที่พวกเขาสนใจ]
สวัสดี[ชื่อ],
[ชื่อผู้อ้างอิง]กล่าวถึงคุณกำลังมองหา[ปัญหาที่คุณแก้ได้หรือบริการที่คุณเสนอได้]. ฉันชอบที่จะพูดคุยเกี่ยวกับ[ปัญหาที่พวกเขากำลังหาทางแก้ไข]และฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร[ผลประโยชน์ที่พวกเขาต้องการได้รับ].
นี่คือบางส่วน[ประโยชน์ที่คุณช่วยให้ลูกค้ารายอื่นบรรลุหรือตัวอย่างผลงานของคุณ].
[ลิงก์ไปยังกรณีศึกษาหรือคำรับรองจากลูกค้า]
สัปดาห์หน้าคุณว่างไหมที่จะคุยกัน แจ้งให้เราทราบว่าวันใดดีที่สุดสำหรับคุณ
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:เมื่อติดตามสถานการณ์นี้ อย่าลืมบอกให้พวกเขารู้ว่าใครแนะนำคุณให้รู้จักและคุณสามารถทำอะไรให้พวกเขาได้บ้าง มุ่งเน้นไปที่คุณค่าที่คุณสามารถเพิ่มได้และเพิ่มความน่าเชื่อถือ เช่น บัญชีโซเชียลมีเดียหรือพอร์ตโฟลิโอของเว็บไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเสร็จสิ้นโดยใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจสำหรับขั้นตอนถัดไป
สถานการณ์ที่ 3:
ติดตามหลังการประชุมหรือการโทรเพื่อไปยังขั้นตอนต่อไปในการทำธุรกิจร่วมกัน
หัวเรื่องอีเมล:
ขั้นตอนต่อไปสำหรับ[โครงการที่คุณกำลังทำ]
สวัสดี[ชื่อ],
ดีใจที่ได้พบคุณเมื่อวันก่อนและพูดคุยกัน[บางสิ่งที่พวกเขากล่าวว่าพวกเขาสนใจ]. ฉันชอบที่จะเริ่มต้นทำงาน[โครงการหรือข้อตกลงที่คุณกำลังดำเนินการ]คุณสามารถ[ผลประโยชน์ที่พวกเขาต้องการ].
ฉันได้แนบแบบฟอร์มเพื่อให้คุณกรอกข้อมูลพื้นฐานเพื่อให้เราสามารถเริ่มต้นได้ ขั้นตอนต่อไปคือการ[หนึ่งประโยคเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปที่เกี่ยวข้อง]
โปรดกรอกข้อมูลนี้และส่งกลับให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อที่เราจะสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้
รอคอยที่จะทำงานร่วมกับคุณ
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:ใส่สิ่งที่เป็นส่วนตัวและให้บริบทว่าคุณเป็นใคร ผู้คนมักจะยุ่งมาก การเห็นชื่อของคุณในกล่องจดหมายอาจไม่เพียงพอที่จะเตือนพวกเขาว่าคุณเป็นใคร มุ่งเน้นที่การเพิ่มมูลค่าโดยการย้ำปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้หรือประโยชน์/เป้าหมายที่คุณสามารถช่วยให้บรรลุได้ ปิดท้ายด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการโดยบอกว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรและเหตุใดจึงสำคัญ
สถานการณ์ที่ 4:
ติดตามหลังจากส่งสิ่งที่ต้องดำเนินการและรอการตอบกลับ
หัวเรื่องอีเมล:
แบบฟอร์มสำหรับ[โครงการที่คุณกำลังทำ]
สวัสดี[ชื่อ],
หวังว่าคุณจะมีสัปดาห์ที่ดี!
คุณมีโอกาสดูแบบฟอร์มที่ฉันส่งให้คุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้วหรือไม่?
คุณมีคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่?
แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้ฉันส่งสำเนาใหม่ให้คุณ หรือถ้าคุณต้องการเวลาเพิ่มเติมหรือมีคำถาม
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:เก็บอีเมลสั้นติดตามผลไว้ ถามพวกเขาว่าได้ตรวจสอบสิ่งที่คุณส่งไปหรือยัง และมีคำถามใดๆ เพื่อยืนยันว่าพวกเขาได้รับแล้วและเข้าใจสิ่งที่จำเป็นหรือไม่ จบด้วยการใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ
สถานการณ์ที่ 5:
ติดตามหลังจากส่งใบแจ้งหนี้แล้วยังไม่ได้รับเงิน
หัวเรื่องอีเมล:
ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระสำหรับ[ชื่อโครงการ]
สวัสดี[ชื่อ],
หวังว่าคุณสบายดี.
คุณมีโอกาสดูใบแจ้งหนี้ที่ฉันส่งให้คุณหรือไม่[วันที่คุณส่งใบแจ้งหนี้]? ฉันรู้ว่าช่วงนี้ยุ่งสำหรับคุณ
โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้เราส่งอีกครั้ง หรือหากคุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับรายการโฆษณาใดๆ
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:สั้นแต่ตรงประเด็น ถามคำถามแทนการชี้ให้เห็นชัดเจนว่าคุณยังไม่ได้รับการชำระเงิน เช่น ขอให้ยืนยันว่าได้รับแล้วและมีคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่ จบด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการโดยบอกพวกเขาว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร
สถานการณ์ที่ 6:
ติดตามผลหลังจากส่งประมาณการ/ใบเสนอราคา
หัวเรื่องอีเมล:
ใบเสนอราคาสำหรับ[ชื่อโครงการ]
สวัสดี[ชื่อ],
หวังว่าคุณสบายดี.
คุณมีโอกาสดูใบเสนอราคาที่ฉันส่งให้คุณหรือไม่[วันที่คุณส่งใบเสนอราคา]สำหรับ[โครงการที่คุณกำลังทำ]? ชอบที่จะเริ่มต้น[โครงการหรือบริการที่คุณนำเสนอ]คุณสามารถ[ผลประโยชน์ที่พวกเขาต้องการ].
แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับใบเสนอราคา
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:พูดสั้น ๆ และถามคำถามแทนที่จะบอกว่าคุณแค่ติดตามใบแจ้งหนี้ เตือนพวกเขาถึงคุณค่าที่คุณสามารถเพิ่มได้หรือปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้เพื่อเน้นย้ำสิ่งที่อยู่ในนั้นสำหรับพวกเขา ปิดท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจโดยระบุให้ชัดเจนว่าควรทำอย่างไรต่อไป
สถานการณ์ที่ 7:
ติดตามหลังจากขอให้ใครทำอะไรและไม่มีการตอบกลับ
สวัสดี[ชื่อ],
หวังว่าคุณสบายดี.
คุณมีโอกาสที่จะ[งานที่คุณขอให้พวกเขาทำ]? เมื่อฉันได้รับ[งานที่คุณขอให้พวกเขาทำ]ถ้าอย่างนั้นฉันทำได้[ขั้นตอนต่อไปและผลประโยชน์ที่พวกเขาสนใจ].
แจ้งให้เราทราบหากมีคำถามหรือต้องการอะไรรายละเอียดเพิ่มเติม
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:สั้น ๆ แสดงความสุภาพด้วยการถามว่าพวกเขาตรวจสอบแล้วหรือยังแทนที่จะกล่าวหาหรือชี้ให้เห็นว่าคุณยังไม่ได้รับ เพิ่มคุณค่าโดยให้บริบทสำหรับความเร่งด่วนหากจำเป็นหรือความเร่งด่วนเกี่ยวกับขั้นตอนถัดไป จบด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้ทำอะไรและเหตุใดจึงสำคัญ
สถานการณ์ที่ 8:
ติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับจากอีเมลฉบับล่าสุด
สวัสดี[ชื่อ],
หวังว่าคุณสบายดี. ฉันไม่ได้รับการตอบกลับจากคุณเกี่ยวกับ[อีเมลที่คุณส่ง – บริการที่คุณสามารถให้ได้หรือปัญหาที่คุณแก้ไขได้].
คุณยุ่งเกินกว่าจะกลับหรือยัง
คุณได้พบอีก[บริการระดับมืออาชีพ/ ผลิตภัณฑ์]?
ตอนนี้ไม่ใช่เวลาที่เหมาะสมเหรอ?
แจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการให้ฉันวนกลับในเวลาอื่นหรือหากคุณพบอีกครั้ง[บริการระดับมืออาชีพ]และไม่ต้องการบริการของฉันอีกต่อไป
ขอบคุณ,
[ชื่อของคุณ]
เคล็ดลับ:เมื่อคุณติดตามผลและไม่มีการตอบกลับก่อนหน้านี้ ให้พูดสั้น ๆ และถามพวกเขาถึงสาเหตุ ในขณะที่ทำให้พวกเขาตอบได้ง่ายโดยให้ตัวเลือกแก่พวกเขา จบด้วยการเรียกร้องให้ดำเนินการเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการให้ทำอะไร
สรุป
หวังว่าคุณจะพบว่าตัวอย่างอีเมลติดตามที่สุภาพเหล่านี้มีประโยชน์เมื่อเขียนอีเมลติดตามผลของคุณเอง สิ่งสำคัญที่ควรคำนึงถึงเมื่อเขียนอีเมลติดตามผลที่สุภาพคือต้องสั้น เน้นที่การเพิ่มคุณค่า และใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ หากคุณทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะไม่ต้องเสียเวลาในการส่งการติดตามที่ไม่ได้รับคำตอบและเริ่มได้รับคำตอบ!
เคล็ดลับด่วน
- สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนอีเมลติดตามผล โปรดดูโพสต์อื่นๆ ของเราวิธีเขียนอีเมลติดตามที่อบอุ่น [รวมตัวอย่าง]
- หากคุณประสบปัญหาในการติดตามผลการติดตามของคุณ ความคิดที่ดีคือพิจารณาใช้CRM สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก. หากคุณใช้ Mac ลองดูเดย์ไลท์.
- เราขอแนะนำให้ดูเครื่องมือเช่นMailChimpเพื่อช่วยคุณติดตามอัตราการเปิดอีเมลและคลิกเพื่อดูว่าคุณทำงานเป็นอย่างไร!
- เมื่อคุณเริ่มได้รับการตอบกลับอีเมล ให้ลองการจัดตารางความรุนแรงเพื่อให้การจองนัดหมายใหม่ทั้งหมดของคุณไม่ยุ่งยาก!
และสุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด ค้นพบการผสานรวมที่ราบรื่นของ Daylite กับ Apple Mail เพื่อให้คุณเชี่ยวชาญศิลปะในการติดตามผลและใช้ทักษะอีเมลโดยรวมของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก Daylite Mail Assistant ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการจากอีเมลและสร้างผู้ติดต่อใหม่ ตั้งการเตือน กำหนดการนัดหมาย และมอบหมายงาน ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย และยังมีอีกมาก: Daylite Mail Assistant ยังบันทึกอีเมลของคุณใน Daylite ซึ่งเชื่อมโยงกับรายการที่คุณสร้าง ดังนั้นคุณจึงมีประวัติการสื่อสารตามลำดับเวลาที่เกี่ยวข้องกับผู้ติดต่อหรือโครงการเสมอ เริ่มต้นของคุณทดลองใช้ฟรี 14 วันและเริ่มใช้ประโยชน์จาก Daylite Mail Assistant
เกี่ยวกับผู้เขียน:
คริสตี โฮลเด้นเป็นที่ปรึกษาการตลาดออนไลน์ เธอช่วยให้สตาร์ทอัพได้รับโอกาสในการขายมากขึ้นโดยชี้แจงข้อความและสร้างกลยุทธ์ทางการตลาดเพื่อดึงดูดและแปลงลูกค้าในอุดมคติของพวกเขา เชื่อมต่อกับเธอบนอินสตาแกรม.